電話会議といって、電話回線を使って会議をすることも可能になります。

?ビジネスフォンを理解しよう
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IVR機能について

何か問い合わせの電話をかけたときに、テープによるメッセージが流れて、誘導されたという経験はないでしょうか?
「○○にご用のある方は1を、○○にご用件のある方は2にダイヤルをしてください」といったメッセージを耳にしたことがある人は多いかと思います。
このような機能は、ビジネスフォンには標準装備されています。
このような自動音声を使って、お客さんや電話をかけてきた相手を誘導するシステムのことをIVRと呼びます。
なかには、細かく担当をする部署がわけられていることもあるかもしれません。
これを実際に人間の声で対応をすることになると、いろいろなところにたらいまわしをされてしまったり、誤ったところにお客さんや相手を誘導することになってしまうかもしれません。
しかしもしIVRで自動的に上で紹介をしたように、お客さんにダイヤルをさせて誘導することができれば、相手の求めている担当部署に、スムーズにアクセスすることができるようになります。
細かく部門が分かれていて、いろいろな別々のない通電話があったとしても、IVRを使えば、どこへでも番号を使って、ガイダンスをすることができるようになるわけです。
専用の装置の中に、IVRのガイダンス機能がついていますので、そちらが電話がかかってきた場合に対応することになります。

電話会議の導入

会社では、定期的に会議を開き、各部署や営業所の現状や今後の営業戦略をどのようにすべきかという話し合いをすることになるでしょう。
ところで、いろいろな拠点に事業所や営業所がある場合に、いちいちそこから代表者を会議のための呼びだすということになると、コストもそれなりにかかってしまいます。
移動費が必要でしょうし、場合によっては宿泊費も発生してくる可能性もあります。
そこでもしもいろいろな拠点に散らばっている人を会議に、できるだけコストをかけることなく参加させたいのであれば、電話会議を導入することも検討してみるといいでしょう。
電話会議というのは、ビジネスで使っている電話回線を使うのですが、通常の受話器ではなく集音マイクなどを使って、音声を拾うようなシステムになっているところが特徴です。
こうすることで、受話器での会話の場合、基本自分一人しか電話を使って、話をすることはできません。
しかし集音マイクは、より広範囲の人の声を拾うことができるようになっています。
その結果、より多くの人が電話会議を使って、いろいろな意見を言うことができるようになるわけです。
効率的により多くの人の意見を会議で取り入れたい場合には、電話会議機能を有効利用するようにしましょう。

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