ビジネスフォンには、メッセージの発信やモニターの機能も搭載されています。

?ビジネスフォンを理解しよう
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メッセージの発信

例えば顧客対応をするための電話を社内に設置しているというケースもあるかもしれません。
その場合には、ビジネスフォンにしておいた方が、しっかりとした顧客対応をすることができるでしょう。
お客さんからの問い合わせについては、場合によっては一度に大量の電話がかかってきてしまうということもあるかもしれません。
その場合、会社の対応能力をはるかにオーバーしてしまうという事態も十分に考えられます。
そうなると、電話をかけても長いことお客さんの方が待たされるということになってしまうかもしれません。
もしくは大事な話をとりこぼしてしまうという恐れも出てきます。
ビジネスフォンの中には、お待たせメッセージのような機能が設置されています。
もし電話をかけて、会社からのリアクションが一定時間なかった場合には、メッセージがかけてきた相手に対して自動的に流れるシステムになっています。
家庭用電話で言うところの、留守番メッセージに近いものがあります。
一般的にメッセージですが、自動的に流されるようになっていて「ただいま電話が込み合っておりますので、少々お待ちください」といったメッセージが流れるようになっているのが一般的です。
相手はかけ直すか待つかを自由に判断をすることができるようになるわけです。

モニターする機能

電話というのは基本的に1対1で通話をすることになります。
すると、ほかの人は、実際に電話で話をしている当事者がどのような会話をしているかということは、表面上はわからないということになります。
ビジネスフォンの中には、通話モニターという機能が設置されていることがあります。
これは、例えば、ある社内の電話を使って、社員が通話をしているとします。
この会話の内容をほかの社内の電話機を使って、ほかの人がモニターすることができる機能のことを言います。
ちなみにあくまでもモニター機能なので、もしも不都合な会話があったとしても、その会話にモニターしている電話機を使って干渉をすることはできないようになっています。
あくまでもただ話を聞くだけの機能ということになります。
例えば、新入社員がはいってきて、電話対応を任せたとします。
任せた歯いいけれども、きちんとお客さんに対して、正しい対応をしているかどうかというところが気になってくることもあるでしょう。
そこで、上司は通話モニターを使って、きちんと対応ができているかどうかについて、確認をすることができます。
もしもまずい対応をしているのであれば、すぐに相手にフォローの電話を入れることができます。
また新入社員に対してもすぐに注意することができるでしょう。

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